部下に仕事を依頼し、しっかり説明したつもりだったのに、数か月後に完成したものを確認すると、イメージしていた内容とは違っていたという経験は少なくありません。
このような場面では、相手を責める前に、自分の伝え方を振り返ることも大切かもしれません。
特に注意したいのは、説明したあとに相手がすんなり「わかりました」と頷いてくれたときです。スムーズに話が進むと、「きちんと伝わった」と安心してしまいがちですが、実際には認識がズレたまま進んでいるケースもあります。
人は「理解した」と「理解したつもり」が一致しているとは限りません。また、質問が出ないからといって、完全に理解できているとも言えないでしょう。
そのため、仕事を依頼した後は、「どのように進める予定ですか？」「私の説明を一度あなたの言葉で整理してもらえますか？」と確認する習慣が役立つことがあります。これは相手を試すためではなく、お互いの認識を合わせるためのコミュニケーションです。
マネジメントの現場では、「伝えた」ではなく「伝わった」が重要だと言われます。完成してから修正するよりも、最初の5分で認識を合わせるほうが、時間も労力も大きく節約できる可能性があります。
「わかりました」はゴールではなく、スタート地点なのかもしれません。指示を出した後の認識確認まで含めて、仕事の依頼だと考えることで、ミスや手戻りを減らし、より良い成果につながるのではないでしょうか。
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